Como proteger um ficheiro Excel com palavra-passe

Quando falamos em proteger um ficheiro com uma chave ou senha, na maioria das vezes significa que o facto de poder abrir esse ficheiro e ver que informação contém exige que introduzamos a senha com a qual foi bloqueado. Contudo, quando falamos de um ficheiro Excel, devemos ter em conta que este nos permite executar diferentes bloqueios.

Por um lado, é possível bloquear um ficheiro Excel para que este não possa ser aberto por ninguém que não tenha a sua palavra-chave, mas, além disso, é também possível bloquear os dados de uma ou mais folhasbem como a estrutura do livro. Por conseguinte, é possível estabelecer senhas diferentes em cada um dos casos.

Quais são as vantagens? Pode ser que no documento Excel tenhamos as contas da nossa empresa e não queremos que nenhum funcionário ou colega tenha acesso a elas, por exemplo. Também pode haver dados confidenciais de pacientes de uma clínica de beleza ou se for um psicólogo, por exemplo. Também pode ter as notas, exames ou qualquer outra informação que queira bloquear para que ninguém possa aceder sem a sua autorização.

Como definir uma palavra-chave para um ficheiro Excel

Se o que queremos é impedir alguém que não queremos de abrir um ficheiro Excel no qual armazenamos certas informações pessoais ou confidenciais, então o que queremos fazer é bloquear ou proteger o ficheiro com uma palavra-passe. Desta forma, apenas aqueles que conhecem a palavra-chave poderão abrir o ficheiro em questão. Ou seja, quando fazemos duplo clique no ficheiro, abre-se uma pequena janela na qual devemos indicar a palavra-passe de desbloqueio. Se soubermos a senha, o ficheiro será aberto sem qualquer problema, mas se não a soubermos ou a introduzirmos incorrectamente, o documento não será aberto.

Para o fazer:

• Abrimos o ficheiro em Excel.
• Clique na opção do menu Arquivo.
• Depois seleccione a opção Informação.
• Agora desdobramos o separador que aparece ao lado da opção Proteger o livro.
• Seleccione a opção Encriptar com palavra-passeque é a opção que nos permite definir uma senha para podermos abrir o ficheiro.
• Entramos no chave.
• Imprensa Aceitar.
• Repetimos de novo o mesmo palavra-passe.
• Clique em Aceitar.

A partir desse momento, o ficheiro Excel será protegido pela palavra-passe que acabámos de criar. Portanto, sempre que tentamos abrir o ficheiro, abre-se uma pequena janela a pedir-nos a palavra-passe. Só se introduzirmos correctamente a palavra-passe é que o documento será aberto.

É importante que escolha uma palavra-passe que se lembre se não quiser ter problemas em abri-la mais tarde. Pode utilizar maiúsculas, minúsculas, números, letras ou símbolos.

Proteger a estrutura do livro com uma palavra-passe

Embora, como acabámos de ver, seja possível proteger um ficheiro Excel por palavra-passe, uma vez aberto o documento podemos querer proteger quaisquer alterações à estrutura da pasta de trabalho. Por exemplo, queremos impedir que alguém acrescente novas folhas ou modifique as já existentes. É importante saber que proteger uma pasta de trabalho não significa que não possamos modificar as células de uma folha, uma vez que só poderemos alterar a estrutura da pasta de trabalho. proteger a estrutura do livro de trabalho.

Neste caso, o que temos de fazer é:

• Abrimos o Excel.
• Clique na opção do menu Verifique.
• Nós escolhemos a opção Proteger o livro.
• Apresentamos o palavra-passe com a qual queremos proteger a estrutura Excel.
• Imprensa Aceitar.
• Repetimos novamente o Senha.
• Clique novamente em Aceitar para salvar as alterações.

A partir desse momento, a estrutura do livro de trabalho será protegida com a senha que acabamos de indicar. Portanto, mesmo que alguém possa abrir uma pasta de trabalho Excel, ninguém que não tenha esta palavra-passe poderá modificar a pasta de trabalho adicionando ou modificando as suas folhas.

Como proteger os dados com palavra-chave numa folha de cálculo Excel

Outra opção que a ferramenta da suite Microsoft nos permite é proteger os dados numa folha Excel. Ou seja, podemos escolher a folha ou folhas que queremos e protegê-las com uma palavra-chave para que ninguém que não o saiba possa modificar as células ou os dados dessa folha. Desta forma, os dados e informações armazenados na folha podem ser visualizados mas não podem ser editados ou modificados.

Para o fazer:

• Abrimos o Excel.
• Seleccione a opção do menu principal Verifique.
• Clique sobre a opção Folha de protecção.
• Apresentamos o palavra-passe com a qual queremos proteger a estrutura Excel.
• Imprensa Aceitar.
• Repetimos novamente o Senha.
• Clique novamente em Aceitar para salvar as alterações.

Agora, quem tentar modificar quaisquer dados na(s) folha(s) protegida(s) por palavra-passe verá que não é possível, a menos que introduza a palavra-passe para desbloquear a(s) folha(s).

Outras opções para proteger o Excel

A ferramenta Office oferece outras opções quando se trata de proteger um ficheiro para impedir que alguém o modifique ou aceda ao mesmo. Para além das mencionadas acima, a partir da opção do menu principal ficheiro > informação, podemos realizar as seguintes acções:

Sempre aberto como apenas leitura

A verificação desta opção faz com que o ficheiro Excel esteja no modo só de leitura para que possamos evitar quaisquer alterações acidentais, solicitando aos leitores que participem na edição.

Encriptar com palavra-passe

Como o seu nome sugere, esta opção permite-nos encriptar um ficheiro Excel com uma palavra-passe. Desta forma, se tentarmos abrir o ficheiro, ser-nos-á pedido que indiquemos a palavra-passe. Se não o soubermos, não poderemos ver a informação nele armazenada. Esta é a mesma opção que a acima mencionada.

Proteger a folha de corrente

Esta é também outra das opções explicadas acima. Portanto, a partir da opção File > Informação também poderemos proteger os dados armazenados numa folha do nosso Excel com uma palavra-passe.

Proteger a estrutura dos livros de trabalho

Esta é outra das opções que, para além de estar acessível a partir do menu Revisão, está também disponível em File>Information. Como indicamos acima, esta opção permite-lhe proteger a estrutura da pasta de trabalho Excel com uma palavra-passe. Se não tivermos esta palavra-passe, não poderemos acrescentar novas folhas, por exemplo.

Restringir o acesso

Esta opção dá acesso ao Excel a certas pessoas mas retira os direitos de editar, copiar ou imprimir. Mesmo que o Excel caia nas mãos de outros, eles não poderão alterar o seu conteúdo, nem imprimir ou copiar para o transmitir a terceiros. Só poderão olhar para o que está lá dentro.

Acrescentar uma assinatura digital

Permite-lhe assegurar a integridade da pasta de trabalho Excel, acrescentando uma assinatura digital invisível.

Marcar como final

Esta opção informa simplesmente os leitores de que se trata de uma versão final.