Mais de 40 fórmulas básicas de Excel que deve conhecer

Antes de mais, é importante saber que o uso de funções ou fórmulas nos permite obter mais da ferramenta Microsoft, pois evitará que tenhamos de realizar operações manualmente. Além disso, se alterar qualquer valor que faça parte de uma função, o resultado será actualizado automaticamente.

O que é uma função e tipos de funções em Excel

As funções Excel são expressões compostas por uma ou mais palavras, separadas por pontos se houver várias, que se comportam de acordo com um determinado objectivo. Estas funções podem receber dados, conhecidos como parâmetros. Dependendo da origem ou do criador da função, podemos dividi-los em funções pré-definidas e funções definidas pelo utilizador.

Como o seu nome sugere, o funções pré-definidas são aquelas que encontramos disponíveis na ferramenta Microsoft assim que a instalamos no nosso computador. Como vamos mostrar abaixo, são funções que podemos classificar em diferentes categorias e que têm diferentes objectivos, matemáticos, lógicos, financeiros, etc.

Por outro lado, o Excel funciona definido pelo utilizadortambém conhecidas como UDF (User Defined Function), são aquelas que são criadas através de macros e podem ser utilizadas em folhas de trabalho Excel da mesma forma que as funções predefinidas.

Como fazer uma fórmula em Excel

Adicionar uma função numa das células da nossa folha de cálculo é bastante simples. No entanto, dependendo da fórmula a utilizar, a sintaxe pode ser mais ou menos fácil de compreender e manusear. Seja como for, temos duas formas rápidas de adicionar uma função em Excel:

• A partir da opção do menu
• Usando o símbolo = da própria célula.

Para adicionar uma fórmula numa célula a partir da opção do menuAqui estão os passos a seguir:

• Abrimos a folha Excel.
• Seleccionar a célula onde queremos adicioná-la.
• A partir da opção Fórmulas escolhemos a função Inserir ou escolhemos a categoria da fórmula para descobrir o seu nome em Excel.
• Podemos também clicar no ícone da função mostrado na barra entre o menu e a própria folha de cálculo.
• De uma forma ou de outra, a próxima coisa a fazer é seleccionar a função em questão, olhando para a sua sintaxe.
• Aceite ou prima Enter com a função correctamente definida e veremos automaticamente como o valor do resultado é exibido na célula que tínhamos seleccionado.

Se, por outro lado, já temos alguns conhecimentos anteriores e sabemos como se chama a função queremos acrescentar, então podemos seguir estes passos:

• Abrimos a folha Excel.
• Seleccionar a célula onde queremos adicioná-la.
• Introduza o símbolo = nessa célula e comece a digitar o nome da função
• O Excel mostrar-nos-á automaticamente uma lista de todas as funções que começam com essa carta
• Escolhemos a função em questão e aplicamos a sua sintaxe com as células correspondentes
• Prima Enter e obterá o resultado

Fórmulas básicas do Excel

Podemos compreender como fórmulas básicas aquelas que não requerem uma sintaxe muito completa, baseadas em operações aritméticas simples ou mesmo aquelas que nos permitem realizar determinadas acções ou formatar um texto ou data e que podemos recordar sem qualquer problema. Podemos portanto distinguir as fórmulas em Excel com funções matemáticas, com operadores lógicos, texto, datasetc.

Funções matemáticas básicas

• SUMA: Executa a soma dos valores das células que queremos. Podemos realizar a soma de células separadas ou indicar uma gama de células a somar. Por exemplo, =SUM(A15;B8;C11;E7) irá somar essas quatro células, enquanto =SUM(A1:A34) irá calcular a soma dos valores de todas as células de A1 a A34.
• SUBTRACTONeste caso, o que temos de fazer para subtrair o valor de duas ou mais células é introduzir o símbolo igual seguido das células separadas pelo símbolo menos. Exemplo, =D5-E4.
• MULTIPLICAÇÃOTal como na subtracção, se quisermos multiplicar o valor de várias células, só temos de escrever o símbolo = e depois indicar as células separadas pelo símbolo *, o que representa a multiplicação em Excel.
• DIVISÃO: Para dividir os valores de duas células, tudo o que temos de fazer é digitar = seguido pelo dividendo, o símbolo /, a célula do divisor e premir Enter.
• AVERAGEMOutra das fórmulas Excel mais básicas e úteis é a que nos permite calcular a média aritmética. Neste caso a sintaxe é; =AVERAGE(A1:A30) ou =AVERAGE(A1;B3;C10).
• MAJORTambém é possível saber qual é o valor máximo entre muitas células com a função MAX. A sua sintaxe é: =MAX(A1;B3;C4;D3;E7) ou aplicando um intervalo =MAX(A1:A30).
• MINOR: Funciona da mesma forma que MAJOR mas o nome da função é MIN. Portanto, a sua sintaxe é: =MIN(A1;B3;C4;D3;E7) ou aplicando um intervalo =MIN(A1:A30).
• PAR: Verificar se um número ou valor numa célula é ímpar ou uniforme é também muito fácil com a função =ES.PAR(A1) que devolverá VERDADEIRO ou FALSO como resultado.
• ODDDa mesma forma podemos utilizar a função =ES.IMPAR(A1).

Fórmulas com operadores lógicos

No Excel também é possível criar fórmulas com operadores lógicos para descobrir se o valor de uma célula é superior, inferior, igual ou diferente de um determinado valor ou do valor de outra célula. Também é possível utilizar a combinação de dois operadores lógicos, ou seja, maior ou igual a e menor ou igual a ou outros tais como If, And e Or.

Para aplicar estas fórmulas em Excel, tudo o que temos de fazer é indicar o operador lógico entre as células que queremos comparar.

• MAIS GRANDE QUESe quisermos saber se o valor de uma célula é superior ao valor de outra célula, a sintaxe a utilizar é: =A1>A3. O resultado será VERDADEIRO ou FALSO.
• MAIS GRANDE ou IGUALDa mesma forma, usamos o operador maior ou igual: =A1>=A3.
• MENOS QUE: Neste caso, o operador será inferior a: =A1<A3.
• MENOR OU IGUALOu inferior ou igual a: =A1<=A3.
• EQUALS: Para verificar se os valores de duas células são iguais: =A1=A3.
• DIFERENTE DEConsiderando que, se quisermos saber se são diferentes: A1<>A3.
• SEA função IF executa uma verificação verdadeira ou falsa a fim de definir um valor com base no resultado. Por exemplo, =SI(A>B;Valor se V;Valor se F).
• Y: Permite unir dois ou mais testes lógicos para devolver um resultado de verdadeiro ou falso. Exemplo: =Y(logicvalue1;logicvalue2)
• O: funciona da mesma forma que AND, mas neste caso o resultado varia, uma vez que, se um dos valores lógicos for verdadeiro, o resultado será Verdadeiro.

Fórmulas estatísticas

Em geral, não são fórmulas muito utilizadas, mas devemos conhecer algumas delas, porque podem ser importantes para certas acções que podemos fazer com o Excel.

Estas fórmulas são:

• PAÍS: devolve o número de células de um intervalo com valores numéricos.
• PAÍS SE: devolve o número de células numa gama que satisfazem uma determinada condição.
• CONTA SE CONJUNTO: é capaz de devolver o número de células de um intervalo que preenchem certas condições que estabelecemos anteriormente.
• PAÍS: neste caso devolve o número de células não vazias num intervalo, porque não é capaz de distinguir entre texto e valores numéricos.

Funções básicas com data e hora

Embora na maioria das vezes os valores em Excel sejam numéricos, também nos podemos ver confrontados com a necessidade de executar diferentes funções em células que contenham um valor de data e hora. Neste sentido, estas são as funções básicas em Excel que devemos conhecer para lidar com datas.

• AGORA: Para atribuir o valor de uma célula com a data de hoje, basta introduzir =NOW().
• HOJE: =HOY() devolve a data em que as fórmulas são actualizadas, como por exemplo quando o ficheiro é aberto. Neste caso, ao contrário de Agora, não mostra o tempo.
• DIA: A função =DAY(A1) retorna o dia da data contida na caixa A1.
• MÊS: A função =MÊS(A1) retorna o mês da data contida na caixa A1.
• ANO: A função =YEAR(A1) devolve o ano da data contida na caixa A1.
• HORÁRIO: A função =TIME(A1) retorna a hora da data contida na caixa A1, desde que seja formatada de modo a incluir a hora.
• MINUTOS: A função =MINUTE(A1) devolve a acta da data contida na caixa A1, desde que seja formatada de modo a incluir a hora.
• SEGUNDO: A função =SEGUNDO(A1) devolve os segundos da data contida na caixa A1, desde que seja formatada de modo a incluir a hora.
• DAYS.LAB: =DIAS.LAB(A1;B1) devolve o número de dias úteis entre as datas nas células A1 e B1.
• FIM DO MÊS: Esta função devolve o último dia do mês dado uma data e um número de meses, =END.MONTH(A1;B1), onde A1 contém uma data de início e B1 o número de meses.
• DIASEM: Devolve o número do dia da semana de acordo com os diferentes calendários. No nosso dia 1 do calendário corresponde a segunda-feira e assim por diante.

Funções de texto

Podemos também ter folhas de cálculo que contêm células com texto e nas quais podemos também aplicar diferentes fórmulas para executar automaticamente diferentes tarefas. As funções básicas do texto em Excel são:

• VALOR: Converte uma cadeia de texto contendo um número e devolve um tipo numérico.
• TEXTOPermite converter um número para tipo de texto com um formato de texto específico.
• SUBSTITUIÇÃOPermite-lhe substituir um ou mais caracteres de uma cadeia de texto. Exemplo: =REPLACE(text;originaltext;newtext;newtext[numrepeticiones]).
• CONCATENARPermite-lhe fundir texto de diferentes células noutra célula, =CONCATENAR(A1;B3;C4).
• DIREITO: Permite extrair de uma célula com texto um determinado número de caracteres a partir da direita. Por exemplo, = DIREITO(A1;4) o resultado seria “ulas”. Ou seja, os últimos 4 caracteres do conteúdo da célula.
• ESQUERDAO mesmo que a função DIREITA, mas começando a contar os caracteres da esquerda.
• EXTRAEComo o nome sugere, extrai parte de uma cadeia de texto. Os caracteres que se encontram entre uma posição inicial e o número de caracteres indicado. Exemplo: =EXTRAE(A1;initialPosition;NumCharacters).
• LENGTH: Retorna o número de caracteres do valor de uma célula. É importante saber que conta os espaços no início e no fim.
• MAYUSC: Converte uma cadeia de texto em letras maiúsculas.
• MINUSC: O mesmo mas em minúsculas.
• ESPAÇOS: Esta função remove quaisquer espaços no início e no fim de uma célula.

Funções de pesquisa

Entre as funções predefinidas no Excel encontramos aquelas que nos permitem pesquisar dados entre as células de uma folha. Os mais básicos são a PESQUISA, a VSEGUARDA e a PESQUISA.

• INVESTIGAÇÃO: Procura de valores a partir de um intervalo de uma coluna ou de uma linha ou de uma matriz. A sua sintaxe é =SEARCH(search_value; comparison_vector; [vector_resultado]).
• BUSCARV: Procura um valor na primeira coluna mais à esquerda de uma tabela e depois devolve um valor na mesma linha de uma coluna especificada. Por defeito, a tabela é ordenada em ordem ascendente. A sua sintaxe é SEARCHV(search_value; table_array; column_indicator;[rango]).
• INVESTIGAÇÃO: Procura a primeira linha de uma tabela ou matriz de valores e devolve o valor na mesma coluna a partir de uma linha especificada. A sua sintaxe é
• SEARCHV:(search_value; search_array_in; row_indicator;[ordenado]).
• COINCIDANDO: temos um valor, se encontrar uma correspondência.
• DESREF: Com esta função seremos capazes de identificar uma célula que está a algumas colunas e filas de distância de outra célula que tenhamos marcado anteriormente.
• ÍNDICE: dada a posição de uma linha e uma coluna retorna o valor de uma célula dentro de um intervalo.
• ENDEREÇO: teremos um texto de uma dada coluna previamente introduzida.
• INDIRECTO: se introduzirmos um texto a partir de uma célula, saberemos exactamente o que é e onde se encontra.
• IMPORTDYNAMICDATA: conheceremos o valor de uma posição de uma tabela dinâmica.
• COLUMN: permite obter o número de uma coluna.
• ROW: permite obter o número de uma fila.